Training Knowledge Management Writing ( KMW ) / Writing Skill by CommSER*

Kelompok PUJANGGA

Writing Technical Explanation for Non Technical Readers By Edy Zaqeus

Kalau dalam undangan sih hanya bertuliskan “ Writing skills batch 1, Knowledge Management Writing Skills yang diadakan oleh salah satu  perusahaan talent development yang ternama, Comm*erv,  ini sudah menjadi beberapa kalinya saya ikut training dengan vendor yang sama. Ingat era awal masuk gabung di perusahan ini saya beberapa kali dapat jatah training sales di Jakarta.

Awalnya saya kaget juga apakah pernah saya mengisi coaching konseling saya tentang materi training ini? Hm memang tiap tahun saya submit training needed itu sesuai passion saya dan ternyata Alhamdulilah dapat training ini selama tiga hari.

Kerja Tugas “Visualisasi Tulisan jadi gambar yang asik

Sebenarnya tujuan training ini untuk mengembangkan bakat menulis teman teman dan memudahakn skema pelaporan untuk kepentingan perusahaan, maklum jaman sekarang karena semuanya tersistem jadi sekarang system pelaporan hanya proposal dan beberapa laporan semacam MoM ( Minutes of Meeting ) saja yang dalam bentuk teks pelaporan yang lain semuanya hanya dalam bentuk slide presentasi power point atau laporan sheet dalam excel sheet. Dan semua ada dashboardnya.

Teknik menulis cepat

Nah dengan adanya pelatihan ini, bakat menulis kembali diasah agar bisa membuat laporan yang sistematis khususnya dalam membuat karya tulis jika berprestasi agar mudah dibaca dan menarik. Teknik inilah yang diajarkan di KMS.

Diajarkan bagaimana merangkai beberapa kata menjadi kalimat, beberapa kalimat menjadi paragraph.Dan kata kata yang tak berkoneksi satu sama lain bisa dirangkaikan dengan baik dan bermakna logis.

Saya akan summary apa yang saya dapatkan di training ini sebagai materi untuk bisa dipelajari kembali, biar abadi J

Manfaat Menulis dalam Konteksi Knowledge Management  Writing ( KMW )

“Orang boleh pandai setinggi langit, tapi selama ia tidak  menilis ia akan hilang di dalam masyarakat dan dari sejarah. Menulis adalah bekerja untuk keabadian. ~Pramudya Ananta Toer”

Saya terkesima di ujung kalimat, menulis adalah bekerja untuk keabadian, ayoooo kembali menulis yukks..!! posting wajib 10 sehari ini.hehehhehe.

Kelompok Pujangga # juaranya banyak kelompok ini !

“Knowledge Management is the Systematic process by which knowledge needed for an organitization to succed is created, captured, shared, and leverage.” ~Rumizen

Knowledge Management Writing adalah upaya yang tersistemisasi untuk mendokumentasikan secara tertulis semua informasi, data, peristiwa pengalaman, dan proses pembelajaran dalam organisasi ~ Edy Zaqeus

Beliau lah trainer saya selama tiga hari kemarin, ternyata beliau hasil karya  bukunya banyak juga silahkan googling deh.

Kenapa juga HCM kami mungkin mengadakan training ini karena beberapa fakta dibawah ini :

• Banyak perusahaan tidak memiliki catatan dan dokumentasi tertulis
• Praktik berharga dalam pengambilan keputusan tak terdokumentasikan
• Banyak perusahaan kehilangan asset intelektual yang sangat berharga
• Banyak perusahaan berpoensi mengulang kesalahan pengambilan keputusan
• Rendahnya keadaran urgensi knowledge management writing

Sekarang fungsi KMW sbb :

• Mendokumentasikan perkembangan organisasi, kayak saya suka mendokumentasikan pengalaman hidup hahhaha baik susah maupun senang. Biar abadi buat anak cucu behhh berasa tuaa..
• Mencatat semua kebijakan penting dan proses pengambilan keputusan
• Mencatat hasil dan implikasi dan evaluasi eksekusi kebijakan
• Bahan studi atau pembelajaran untuk pengambilan keputusan di masa mendatang
• Pengelolaan asset intelektual perusahaan

Yang seharusnya terlibat dalam KMW ini adalah semua lini dari perusahaan mulai dari staff sampai  level atas, sesuai jabatan masing masing.

Jenis Dokumentasi KMW sbb :

1. Surat Menyurat
2. Laporan-laporan
3. Internal / External media
4. Dokumen legal
5. Dokumen Rapat
6. Proposal
7. Study Kasus
8. Hasil Riset
9. Publikasi Media
10. Press Release dll

Masalah Penulisan KMW:

• Tak ada ide
• Mulai dari mana
• Tidak punya data
• Macet
• No Template
• No Technique

Saya juga sering mengalami hal diatas kalau lagi suntuk dan malas posting.

Latihan Menggali Ide

• Disuruh menuliskan minimal 25 poin ide inovatif untuk kemajuan perusahaan dalam waktu 3 menit.

Di sini kalau tak salah saya termasuk lumayan cepat menulis mungkin karena sudah jadi blogger sejak tahun 2008 yah jadi sudah terbiasa ketak ketik jadi speed lebih cepat, diberi waktu menulis sekitar 15 menit saya bisa merangkai kata menjadi 530an kata. Ketika di suruh menggunakan pola kelihaianku semakin baik malah menjadi 840 kata. Saya kadang berasumsi sendiri memang bakat menulis itu ada sisa di olah dengan baik. Kalau saya mungkin tak terolah dengan baik jadi tak berhasil jadi penulis tenar lol

Tehnik Menulis Pointers

Pointers adalah butir butir informasi data ide atau pemikiran dituliskan secara singkat dan padat.

Mengapa Penting penting menggunakan Pointers ?

• Untuk mencatat poin terpenting sebuah rapat, meeting, ceramah, atau peristiwa tertentu
• Keterampilan menulis bermanfaat untuk report writing dan KMW

Fungsi POINTERS sbb :

1. Mendokumentasikan peristiwa
2. Mencatat poin poin meeting
3. Bahan penulisan laporan
4. Outline laporan/tulisan
5. Speed reading

Manfaat Penulis Pointers

• Melatih berpikir kronologis. Sistematis dan terperinci
• Melatih kemampuan menulis dan merekam informasi dengan cepat

Bentuk bentuk Pointers ( bukan pointer buat presentasi yahhh )

• Kata per kata ( kamu, senang dll )
• Kalimat per kalimat
• Paragraf per paragraph

Langkah Langkah buat pointers

• Fokus simak events
• Fokus catat poin penting
• Lakukan secara cepat dan akurat dan kronologis
• Gunakan bahasa yang padat dan efektif
• Cek ulang akurasinya.

TATA BAHASA  BASIC WRITING SKILLS

Kalimat adalah satuan bahasa terkecil yang mengungkapkan pikiran yang utuh baik dengan tulisan cara lisan dan tulisan./ Kalimat adalah Satuan bahasa berupa kata atau rangkaian kata yang dapat beridiri sendiri dan menyatakan makna yang lengkap.

Kalimat dibagi beberapa macam sbb:

Kalimat deskriptif

“Steve jobs, pendiri apple, adalah seorang innovator sejati yang sangat menginspirasi dunia dengan ide ide jeniusnya”

Kalimat Naratif

“Orang itu tampak bingung terus mengusap mulutnya, mata kebawah sedikit tegang dan seolah tak tahu apa yang akan di ucapkannya”

Kalimat Kausalitas

“Jika organisasi ini terus menerus mengabaikan pentingnya knowledge management writing maka asset asset berharga dan terpenting di perusahaan akan lenyap”

Kalimat Argumentatif

Menurut saya, PT A harus terjun ke e-commerxe seperti Lazada, Traveloka, Gojek, Uber, Pasarasuransi, dan sejenisnya, karena disanalah masa depan bisnis digital.

Kalimat Persuasif

Kalau perusahaan ini ingin survive sebaiknya investasi untuk peningkatan kualitas human capital terus ditingkatkan

Kalimat yang baik dan benar adalah sbb:

1. Jelas maksud dan tujuan
2. Dapat dipahami , mudah dan tepat
3. Menggunakan kaidah tata bahasa yang baik dan benar
4. Disusun dengan logis
5. Tidak menimbulkan kesalahpahaman.
6. Tidak boros dalam penggunaaan kata.
7. Tidak menimbulkan pemaknaan ganda ( multi interpretasi )

Paragraf & Kata Kuncinya

1. Paragraf argumentasi : Berisi gagasan dan alasan kuat dan meyakinkan orang
2. Paragraf deskripsi : menggambarkan suatu objek atau topic yang detail
3. Paragraf eksposisi : memaparkan suatu informasi teknik cara dan banyak penjelasan
4. Paragraf persuasi : membujuk atau memengaruhi pikiran pembaca untuk menerima posisi penulis
5. Paragraf naratif : bercerita secara kronologis.

Untuk Latihan Menulis & Paragraf

• Membuat defenisi
• Menyusun kata
• Menulis paragraph

PENGANTAR LAPORAN BISNIS

Kategori

• Berdasarkan saana pengungkapan terbagi 2 ( laporan lisan dan laporan tertulis )
• Berdasarkan pengertian ( Laporan data, laporan analisis, laporan rekomendasi )
• Berdasarkan periode ( Laporanb berkala, lapora isidensil, laporan statistic )
• Berdasar maksud ( informative, laporana analisis, laporan rekomendasi, dan laporan teknis )
• Berdasar ruang lingkup ( umum & khusus )
• Berdasar peristiwa ( Laporan rutin, laporan aksidensil, laporan status )
• Berdasar keamanan ( laporan rahasia, laporan biasa, laporan rahasia, laporan sangat rahasia
• Berdasarkan waktu ( laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan tahunan dan laporan lima tahunan.
• Berdasarkan bentuk ( laporan formulir, laporan memorandum, laporan ilustrasi, laporan pointers, laporan risalah, laporan surat, laporan naskah, laporan buku )

Mulai puyeng deh menuliskan semua ini, berat amat temanya J

Wajib diperhatikan dalam membuat laporan sbb :

1. Pahami masalah dengan baik
2. Pahami siapa penerima laporan
3. Pahami konteks laporan ( urgensi, klasifikasi, periode )
4. Pahami tujuan pelaporan
5. Sifat laporan ( informative dl )
6. Dukungan informasi data dll
7. Bentuk laporan ( surat, paper dll )
8. Template
9. Gaya bahasa dan keterbacaan
10. Akurasi isi laporan

SISTEMATIKA BAKU LAPORAN FORMAL

1. PREELIMINARY ( BAGIAN AWAL )
   1. Cover depan
   2. Halaman judul
   3. Halaman pengesahan
   4. Halaman penerimaan
   5. Halaman persembahan
   6. Perkata / kata pengantar
   7. Abstrak
   8. Daftar isi
   9. Daftar table, Gambar, Grafik, Bagan
   10. Daftar Singkatan
2. BAGIAN INTI

a)     Bab  Pendahuluan

1. Bab Analisis / Pembahasan
2. Bab Simpulan

1. POSTELIMINARY ( BAGIAN PENUTUP )
2. Daftar Pustaka
3. Indeks
4. Lampiran
5. Tentang Penulis

SISTEMATIKA LAPORAN BISNIS PROFESIONAL

1. Ringkasan eksekutif
2. Daftar Isi
3. Prakata
4. Pokok Permasalahan
5. Hasil Riset
6. Kesimpulan
7. Saran
8. Daftar Referensi
9. Lampiran

Nah bagian paling saya suka adalah TEKNIK MENULIS LAPORAN POLA M-A-S

Pola M-A-S adalah Alur berpikir penulisan dengan menekankan atau fokus pada aspek Masalah, Analisis,  dan Solusi.

Bisa dikatakan pola M-A-S adalah simple LOGIC

Alur berpikir pelaporan dengan pola M-A-S

Pola M-A-S

Merumuskan masalah

MASALAH

Dalam pola MAS,

 Masalah adalah :

• Digunakan sebagai pendahuluan
• Mengidentfikasi pokok persoalan yang harus dicari jawabannya
• Mengetengahkan latar belakang
• Perumusan dituliskan dalam kalimat Tanya pernyatan atau deskripsi kasus
• Menjadi pemandu keseluruhan pembahasan / pelaporan

ANALISIS

Analisis meliputi adalah

• Pemaparan informasi, fakta, data statistic
• Penggunaan pendekatan / konsep teori
• Analisis penyebab permasalahan
• Analisis berbagai variable yang mempengaruhi
• Analisis penyebab, hubungan antar variable dan bahasan ke arah kejawaban

SOLUSI adalah

Diakhir laporan harus mencakup :

• Simpulan pembahasan berdasar analisis sebelumnya
• Menjawab semua masalah yang dirumuskan
• Menutup pembahasan dengan rekomendasi ( bila diperlukan )

REPORT WRITING DENGAN POLA M-A-S

• Pola M-A-S cocok untuk pelaporan kasus/masalah yang harus dipecahkan
• Pola M-A-S cocok untuk alur berpikir proposal / usulan
• Pola M-A-S cocok digunakan untuk penulisan makalah
• Pola M-A-S cocok untuk skema rapat pemecahan masalah
• Pola M-A-S cocok untuk skema pelaporan format surat, artikel dan buku.

TEKNIK MENULIS BERBASIS HASIL WAWANCARA

Teknik Wawancara

1. Tetapkan narasumber sesuai topic yang hendak diolah
2. Riset background narasumber & dapatkan CV nya
3. Susun daftar pertanyaan ( inti & cadangan )
4. Siapkan alamat perekam / note
5. Buat opening wawancara yang baik dan simpatik
6. Lakukan wawancara dengan manajemen waktu yang baik
7. Ucapkan terima kasih

Latihan wawancara

1. Latihan berpasangan dan berperan sebagai narasumber dan pewawancara
2. Gunakan teknik POINTERS untuk merekam hasilnya
3. Lakukukan wawancara bergantian 20 menit

TEKNIK MENULIS PROFIL

1. Bercerita atau bernarasilah !
2. Bisa tulis dengan format kronologis
3. Rangkai semua informasi yang tergali dengan menonjolkan profil
4. Angkat semua perstasi terbaik nara sumber
5. Tonjolkan prinsip hidup dan visi visinya
6. Hiasi dengan pengalaman pengalaman berkesan

TEKNIK MENULIS FREQUENTLY ASKES QUESTION ( FAQ )

FAQ : a list of questions and answers relating to a particular subject especially one giving basic information for user of a website.

LANGKAH LANGKAH FAQ :

1. Kumpulkan semua pertanyaan yang sering ditanyakan
2. Susun pertanyaan dari pertanyaan umum ke pertanyaan lebih spesifik
3. Siapkan jawaban pertanyaan secara padat ringkas dan mudah dipahami
4. Teliti kembali setiap jawaban sebelum di publikasikan.

 EDITING DALAM REPORT WRITING

EDITING : MENGAPA PENTING ?

1. Laporan yang benar akurat, dan professional menumbuhkan kepercayaan decision maker.
2. Laporan yang benar bisa digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat
3. Laporan yang professional mampu menjaga kredibilitas pembuat laporan maupun hasil pelaporannya.
4. Laporan yang diedit dengan baik bias menghindari risiko personal dan kelembagaan terkait aspek legal.

ASPEK EDITING LAPORAN YAN HARUS DIPERHATIKAN

1. Akurasi ejaan, tanda baca, huruf kecil dll
2. Akurasi penulisan nama, gelar, jumlah tempat, tahun data dll
3. Akurasi perumusan masalah dan ruang lingkup bahasan
4. Akurasi penggunaan data informasi dan statistic laporan
5. Akurasi peggunaan pendekatan sistematika
6. Ketepatan pihak yang dituju
7. Ketepatan gaya bahasa

Summary mengikuti pelatihan 3 hari full menyenangkan, bertemu paar teman teman dan berkenalan lebih bagi yang belum dikenal.Apalagi saya senang menulis jadi kalau ada tugas saya pasti menang ahhaha dapat coklat J

Yang saya suka dari setiap training setelah saya mutasi adalah saya dapat jatah hotel, makan terjamin ahahha ini sekarang sangat penting mengingat saya kembali menjadi anak rantau, beberapa hari di hotel adalah moment terbaik berisitirahat dengan nyaman, perbaikan gizi juga dan tentunya ada uang jalan kan yaahhh namanya juga tugas negara J  Dan dikelas 3 hari ini saya juga senang distetiap sesi ada senam lucu lucuan atau gerakan baru  yang saya dapatkan pada saat rileksasi biar ngantuk. Seru aja, dan training kali ini saya dapat jatah single room hahahha maklum saya sendirian berjenis kelamin wanita diantara para arjuna dari luar Makassar. Terima kasih Telkomsel untuk trainingnya yang berkesinambungan semoga bermanfaat bagi saya pribadi maupun ke perusahaan. Dan terima kasih Mas Edy Z dan ketiga teamnya yang memfasiltasi training ini.

Beberapa artikel yang berkaitan dengan training bisa dibaca disini:

• Training TMTF SYNERGY MOTIVA
• Training WOW Marketing Grow & be Great by Mark Plus